Kaandorp: “Betrek vastgoedmanager eerder bij huurproces”

Ilse Kaandorp, directeur van Vastgoedmanagement Nederland, vindt dat vastgoed – en facilitymanagers te laat bij het huurproces van de eindgebruiker worden betrokken. Kaandorp: “De beheerder krijgt nu – gechargeerd gezegd – vaak een kopietje van het contract toegeschoven met de boodschap om het maar te gaan uitvoeren. Wij zeggen: Betrek de vastgoedmanager zo vroeg mogelijk bij dit proces. Hij kent het gebouw, de huurder en opereert echt als een een spin in het web tussen de verschillende partijen”.

Sprekers

vgmIlse Kaandorp geeft leiding aan Vastgoedmanagement Nederland, de branchevereniging voor ruim 2600 vastgoed – en VvE beheerders.
Elsbeth Quispel is gestart als ‘head of sustainability’ bij GRESB. Voorheen was zij werkzaam bij de wereldwijd opererende vastgoedadviseur – en manager Jones Lang Lasalle. Kaandorp en Quispel lichten het hulpmiddel ‘GreenLease Menukaart’ toe, dat tijdens het seminar ‘Innovatieve instrumenten bij verduurzaming’ van Platform Duurzame Huisvesting is gepresenteerd.

Over de GreenLease Menukaart

De GreenLease Menukaart is in opdracht van en in samenwerking met het Platform Duurzame Huisvesting en VGM NL opgesteld door de Greendesk van Jones Lang LaSalle. De menukaart is een online tool om eigenaren en huurders te stimuleren om duurzaamheidsdoelen in de huurbepalingen vast te leggen. Het is een concreet vervolg op de in november 2011 gepresenteerde Leidraad GreenLease. De Vereniging Raad van Onroerende Zaken (ROZ) heeft bij monde van directeur Aart Hordijk toegezegd de Menukaart op te nemen als bijlage bij de standaard huurovereenkomsten van ROZ.

Het middel is een publiek document en door iedereen te gebruiken. Is dit een bewuste keuze geweest?
Quispel: “Absoluut. Marktpartijen hebben na het lezen van de Leidraad GreenLease aangegeven behoefte te hebben aan een concreter vervolg. We hebben vanuit Jones Lang LaSalle, in samenwerking met Platform Duurzame Huisvesting en VGM NL, veel van onze (internationale) kennis en ervaring in de Menukaart gestopt. Er is besloten om het publiekelijk te publiceren. Het doel is namelijk om zo veel mogelijk greenleases af te sluiten. Daarmee stimuleer je dat een gebouw duurzaam beheerd en gebruikt wordt. Gebruikers kunnen de huurbepalingen naar eigen inzicht in – en aanvullen en kunnen dit middel ook inzetten terwijl het huurcontract nog loopt”.

Hoe gaat Vastgoedmanagement Nederland ervoor zorgen dat jullie leden dit middel gaan gebruiken?

Kaandorp: “De eerste stap is het creëren van bekendheid in de markt. Dat doen we door de Menukaart te presenteren tijdens interne en externe bijeenkomsten en via onze (online) communicatiekanalen. De eerste reacties van onze leden zijn positief. Het is een praktische handleiding, die als nuttig wordt ervaren. Het zal wel tijd vergen voordat het middel echt landt. Organisaties moeten namelijk beslissen welke ‘groene’ huurbepalingen op hen van toepassing zijn”.

Hoe kan dat proces versneld worden?
Kaandorp: “Een voorwaarde is dat het huidige huurproces anders ingericht zal moeten worden. Nu is het vanzelfsprekend dat eigenaar en huurder moeten met elkaar in gesprek gaan om hun (duurzame) ambities in een contract vast te leggen. De vastgoedmanager moet hierbij betrokken worden. Die krijgt nu – gechargeerd gezegd – een kopietje van het contract toegeschoven met de boodschap om het maar te gaan uitvoeren. Wij zeggen: betrek de vastgoedmanager zo vroeg mogelijk bij dit proces. Hij kent het gebouw, de huurder en opereert echt als een een spin in het web tussen de verschillende partijen”.

Nu krijgen vastgoedmanagers een ‘beheerpremie’ van 5 procent over de totale servicekosten. Hoe gaan jullie deze negatieve prikkel teniet doen?
Kaandorp: “Dat is een weerbarstige discussie. Het is namelijk lastig om een gerealiseerde energiebesparing om te laten zetten in een nieuwe ‘management fee’. Als oplossing kun je eraan denken om een deel van de kostenbesparing ten goede te laten komen van de vastgoedbeheerder”.

Quispel: “Veel hangt ook af van de pro activiteit van de beheerder en voor welke fondsen ze panden beheren. Een proactieve eigenaar die meer aan duurzaamheid doet, legt gewoon aan zijn beheerder op om het op een andere manier te beheren en in te kopen”.

Gaat Jones Lang LaSalle de Greenlease Menukaart inzetten?
Quispel: “Absoluut. Met de Greendesk, waar ik tot voor kort leiding aan heb gegeven, wil Jones Lang LaSalle duurzaamheid integreren in haar complete organisatie: van vastgoedmanager, taxateur tot aan- en verhuurmakelaar. We zijn nu druk doende om bij elke afdeling iemand op te leiden die echt alles weet over het gebruik van de Greenlease Menukaart naast de huidige kennis die er al is over greenleases binnen de organisatie. Vorig jaar hebben we het Green Business team opgericht om de integratie te vergemakkelijken en daarbinnen is iedereen sowieso op de hoogte van deze productontwikkeling en de functionaliteit”.

Hoe kan dit middel aansluiten bij het MVO-beleid van vastgoedgebruikers?
Quispel: “Sommige klanten hebben een gedefinieerd MVO-beleid, vooral de grote organisaties. Maar een beheerdersafdeling of facilitaire afdeling hoeft helemaal niet te opereren conform dit MVO-beleid. De koppeling tussen duurzaam huisvestingsbeleid en de algehele duurzaamheidsstrategie moet nog gemaakt worden. Dat is essentieel. Ik denk dat in elk MVO-beleidsdocument concrete ‘duurzame’ huisvestingsdoelstellingen zouden moeten staan. Dan kunnen wij tegen een facility manager zeggen: deze Menukaart is een hulpmiddel om dat beleid concreet te kunnen maken. Gebruikers concentreren zich eerst op het verduurzamen van hun ‘core’ business. Huisvesting wordt als iets voor de lange termijn gezien. Het is zaak dat een greenlease onder de aandacht van de gebruiker gebracht wordt, zodat er ook naar gehandeld kan worden. Door initiatieven zoals Global Real Estate Sustainability Benchmark (GRESB) en certificeringen zoals BREEAM worden eigenaren en gebruikers ook steeds meer gestimuleerd om data over energie – en waterverbruik, afvalscheiding etc. te verzamelen. De Menukaart faciliteit beide partijen hierin”.

Wat zijn jullie verwachtingen van het middel?
Quispel: “Ik ben ontzettend benieuwd naar hoeveel het gebruikt gaat worden. We laten gebruikers van de Menukaart zich registreren om ze op de hoogte te kunnen houden van ontwikkelingen. Ik ben ook benieuwd hoe snel er Greenleases afgesloten gaan worden. Als Jones Lang LaSalle hebben we gezegd: we moeten op zijn minst starten met onze eigen huurcontracten. Maar hoe snel dat gaat, weet ik niet”.

Kaandorp: “De Dutch Green Building Council gaat voor haar locatie, het HUF-gebouw in Rotterdam, gebruik maken van de Menukaart Greenlease. Jones Lang LaSalle zal ze daarbij adviseren. Door dit soort goede voorbeelden te delen met de markt, wordt de Menukaart verder gebracht. Dan gaat het ook leven en kunnen we op die manier deze methode blijven promoten en ervoor zorgen dat het heel concreet wordt toegepast. Er zal nog wat tijd overheen gaan, maar we verwachten dat de vraag er in de markt zeker zal zijn”

Bekijk hier de GreenLease Menukaart