Sannie Verweij: ‘Duurzame huisvesting begint bij inzicht in het gebouw’


Door Sannie Verweij – www.gebouwinzicht.nl

Een gebouwdossier is noodzakelijk voor het goed kunnen beheren van een gebouw: de eerste essentiële stap voor verduurzaming van de bestaande gebouwvoorraad. Pas als je je dossier goed op orde hebt, weet je precies wat er speelt in je gebouw. Dat is mijn visie bij Gebouwinzicht. En dat geldt bijvoorbeeld ook als je aan de slag wil met prestatiecontracten of met ESCo’s. Zonder inzicht in de huidige waarde kan je immers geen afspraken maken met installateurs over de toekomstige waarde.

De theorie van de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier

Voor het aantonen van de duurzaamheid zijn verschillende duurzaamheidsinstrumenten beschikbaar. Voor het verkrijgen van bijvoorbeeld een BREEAM certificaat vindt naast een audit ter plekke, ook een papieren onderzoek plaats. Dat verzamelen van de bewijslast hiervoor blijkt voor velen een hele opgave. Een goed georganiseerd gebouwdossier is daarvoor een uitkomst. Maar niet alleen gebouw gebonden zaken zijn van belang. Een gebouweigenaar, beheerder en gebruiker moet immers niet alleen weten wat er binnen een gebouw speelt, maar ook weten wat het ge- en verbruik is zodat daar op valt te sturen, weten hoe het zit met alle regels en eisen met betrekking tot het gebouw, weten van de wensen en de belangen van alle betrokkenen zijn, weten wie waarvoor verantwoordelijk is en wie waarvoor aansprakelijk, etc. Dit zijn veel aspecten, en gaat dus om veel, en vaak verspreide, informatie. Om al deze factoren te ordenen in een goed gebouwdossier, is de omschrijving in 5 hoekstenen ontwikkeld. Door de informatie op deze manier te archiveren en te beheren ontstaat een eenduidige en inzichtelijke bundeling.

Het gebouwdossier als basis voor een duurzaam gebouw

Een dergelijk gebouwdossier is overigens niet alleen van belang voor eenmalig behalen van een duurzaamheidscertificaat. Met inzicht in alle aspecten van het gebouw verkrijgt men grip. En met grip op het gebouw valt gericht te verduurzamen. Laaghangend fruit zoals van onnodige energieverbruik wordt meteen duidelijk. Maar ook investeringsafwegingen zijn beter te maken.

Uit het model van de 5 hoekstenen blijkt ook duidelijk dat duurzaamheid niet alleen een kwestie van gebouw gebonden energie verbruik is. Het gebouw is maar een middel om de doelstellingen van de gehuisveste organisatie te behalen. Juist door de optimalisatie tussen de gebruiker en het gebouw kan een hogere duurzaamheid behaald worden. Het 5 hoekstenen model vormt de basis tussen die de organisatie en het gebouw.

5-hoekstenen

Hoeksteen 1: Organisatie

De centrale spil voor elk gebouwdossier is de hoeksteen van de organisatie. Niet alleen alle betrokken stakeholders – zoals gebouweigenaar, vastgoedmanager en gebouwgebruiker – met naam en functie horen in deze hoeksteen omschreven te worden. Ook de functioneel betrokken personen. Denk aan de gebouwbeheerder, de HRM manager en/of de veiligheidscoördinator. Dit team is primair verantwoordelijk.

Hoeksteen 2: Gebouw

Deze hoeksteen betreft alle gebouw gebonden informatiestromen. Denk hierbij aan de beschrijving van het gebouw, de bouwkundige gegevens en de installatie technische gegevens. Een goed gebouwdossier bevat overigens zowel tekeningen als beschrijvingen van al deze onderdelen. Belangrijk is dat er duidelijke afspraken zijn over waar deze gegevens zijn opgeslagen en wie er wijzigingen mag aanbrengen: zowel off- als online.

Hoeksteen 3: Eisen

In deze hoeksteen staat waar het gebouw aan moet voldoen, waarbij er verschil is tussen wetten en eisen. Voor het gebouwdossier is het van belang dat er inzicht is in welke wetten en eisen van toepassing zijn op het gebouw en of bekend is of het gebouw daaraan voldoet. Ook is het voor het gebouwdossier van belang dat er centraal wordt bijgehouden wanneer er controles zijn geweest op deze eisen.

Hoeksteen 4: Beleid

Voor goed beheer van een object, is het heel belangrijk om inzicht te hebben in de doelstellingen van de stakeholders. Dat is de hoeksteen beleid. Het gaat hier niet alleen om het beleid van de eigenaar van het gebouw, maar ook om beleid vanuit de Technisch Vastgoedmanager. Voor een duurzaam gebouw is daarbij het beleid van de gebouwgebruikers van belang.

Hoeksteen 5: Instrumenten

De laatste hoeksteen is die van instrumenten. Dit betreft alle tools die het gebouwdossier mogelijk maken. Dit zijn onder andere de software tools, maar ook benodigde kennis en kunde om het beheer goed uit te voeren. Denk hierbij aan financiële planning, tekeningen beheer, onderhoudsplanningen etc.

De praktijk van de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier

Vaak zie ik dat men pas in actie komt als 1 van de 5 hoekstenen wankelt, ontbreekt of verandert. Denk aan een verbouwing of renovatie, of het aantrekken van nieuwe gebouwen, of juist het afstoten daarvan. Opeens is er een aanleiding om het gebouwdossier te actualiseren. Dit zie je ook met het invoeren van Het Nieuwe Werken (HNW) of andere vormen van flexibilisering.

Mijn oproep: gebruik dit soort aanleidingen. Kijk kritisch naar je gebouwdossier. Begin pragmatisch, maar wel doordacht. Gebruik daarvoor de 5 hoekstenen van een goed gebouwdossier als handvat. Het is mijn missie om bestaande gebouwen te verduurzamen. En dat begint bij het op orde brengen van het gebouwdossier.